Este foarte important ca cifrele din balanta sa reflecte valoarea stocurilor reale, identificabile la un inventar si utilizabile pe viitor. De aceea periodic trebuie efectuate analize asupra starii stocurilor si scoase din evidenta stocurile uzate, deteriorate, chiar daca aceasta inseamna cresterea cheltuielilor si eventuale ajustari de TVA, care fac aceasta decizie destul de incomoda.
Cel mai simplu mod de a detecta stocurile vechi este analiza registrului stocurilor si a fiselor de magazie. De regula aplicatiile informatice utilizate in gestiune permit afisarea datei intrarii produselor , ceea ce face analiza mult mai usoara. O fisa de magazie deschisa acum “n” ani, pe care nu se mai inregistreaza miscari in ultima perioada este un indiciu al lipsei de utilitate a acelui produs.
O alta modalitate si de altfel cea mai importanta este inventarierea periodica. Astfel, cu ocazia numararii se identifica stocurile uzate care nu mai pot fi folosite si se fac propuneri de scoatere din evidenta.
De asemenea, se pot analiza retetele de productie pentru produsele finite, iar materiile prime care nu se regasesc pe nici o reteta sunt susceptibile de a fi inutilizabile de catre entitate.
Daca in cursul activitatii au loc imbunatatiri ale calitatii produselor finite prin inlocuirea unor componente cu altele mai performante, elementele inlocuite trebuie supuse analizei.
Unele companii analizeaza periodic produsele finite pentru care nu mai exista cerere timp de un anumit numar de zile, considerat suficient de mare pentru ca intr-o abordare prudenta sa se poate concluziona ca sunt “obsolete” (invechite) si le propun la scoatere din evidenta.
In analiza stocurilor pe vechimi trebuie sa se implice toti cei afectati de procesul de productie pentru a se evita situatia in care se scot din evidenta produse de care anumite departamente ar mai avea nevoie pe viitor .
Aceasta analiza ar trebui efectuata cu suficienta regularitate astfel ca stocurile vechi sa nu afecteze semnificativ rezultatele activitatii . Aceasta necesitate se loveste uneori de obiectivele managerilor centrelor de cost sau de profit care isi vor vedea afectate obiectivele si poate si bonusurile legate de obtinerea acestor obiective.
In practica multinationalelor procesul de analiza si scoatere din evidenta sau provizionare a stocurilor vechi se standardizeaza in proceduri care se deruleaza regulat – de exemplu, inainte de cut-off (sfarsitul de perioada).
